秘書になるには
しごとガイド
秘書ってどんな仕事か知ってる？
しごと選び中
社長や重役の身近なところで、身の回りのお世話や細かい用事を手伝う仕事ですよね。
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その通り！秘書は、社長や役員の秘書として、目と耳となり、手足となって、その仕事を助けています。
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具体的には、どんなことをするんですか？
秘書とは。
秘書とは、経営組織の役員の近くで、日常の身辺処理やこまごまとした用事を引き受けていくことが仕事内容です。秘書は、役員の代わりに電話に出たり、文書を作成したり、スケジュールを管理したりと、その仕事を助けています。秘書の仕事には、大きく分けて以下の5つがあります。
1. 社内外との連絡・応対業務
2. 文書の作成、受発注管理
3. 資料や情報の収集、整理、管理
4. スケジュール表の作成
5. その他の用務
近年はわが国でも、欧米のように短大や専門学校で専門の秘書教育を受けて、企業、団体に入職して秘書室に配属される人が増えています。
秘書へのキャリアパスは、
* 秘書としてのキャリアを希望しており、秘書業務の基礎を身につけたい場合は、短大や専門学校で秘書概論、秘書実務、レコードマネージメント、秘書英語、会計事務、商業英語などの科目を勉強するのがおすすめです。
* 秘書としてのスキルを向上させるために、多くの秘書は秘書技能検定(1級～3級)や国際秘書検定(CBS)などの検定試験に挑戦しています。
* 実際の秘書業務の遂行方法は、企業によって異なります。外資系企業では、高度な語学力と実務能力が求められることが多くあります。
秘書の仕事内容
秘書の仕事内容
秘書は、企業や組織において重要な役割を果たしています。その仕事内容は、企業や組織によって異なりますが、一般的に次のような業務をこなします。
1. スケジュールの管理
秘書は、上司のスケジュールを管理し、会議やアポイントメントを手配します。また、上司のスケジュールと自分のスケジュールを調整し、上司が円滑に業務を進められるようにサポートします。
2. 文書の作成と編集
秘書は、上司が作成した文書の編集や校正を行い、上司の文章がわかりやすく、正確で、適切なものであることを確認します。また、上司が作成した文書をタイピングしたり、印刷したりするなどの事務作業も担当します。
3. 電話やメールの対応
秘書は、上司の電話やメールを代行して対応します。また、上司が出張や会議などで不在の際には、上司に代わって電話やメールを転送し、上司が不在中でも業務が滞らないようにサポートします。
4. 会議の開催・運営
秘書は、上司が出席する会議の開催・運営を担当します。会議室の予約、会議資料の準備、会議参加者の招集、会議議事録の作成などを行います。また、会議中に上司がスムーズに発言できるようにサポートします。
5. 出張や旅行の企画・手配
秘書は、上司が出張や旅行を行う際に、その企画・手配を担当します。航空券やホテルの予約、レンタカーの手配、会議室の予約などを行います。また、上司が出張や旅行中に必要な資料や物品を準備します。
6. その他の事務作業
秘書は、上司が円滑に業務を進められるように、その他の事務作業も担当します。例えば、上司のファイルの整理整頓、上司の机の掃除、上司が使用する文房具の補充などを行います。
秘書になるための方法
-秘書になるための方法-
秘書になるには、いくつかの方法があります。ここでは、主な方法をいくつか紹介します。
* -秘書学校に通う-
秘書学校に通うことは、秘書になるための最も一般的な方法です。秘書学校では、タイピング、速記、文書作成、経理、事務管理など、秘書に必要なスキルを学ぶことができます。また、秘書学校に通うことで、秘書としての仕事に必要な知識やマナーを身につけることもできます。
* -短大や大学で秘書関連の学科を専攻する-
短大や大学で秘書関連の学科を専攻することも、秘書になるための方法です。短大や大学で秘書関連の学科を専攻すると、秘書に必要なスキルや知識を体系的に学ぶことができます。また、短大や大学に通うことで、秘書としての仕事に必要な人間関係を築くこともできます。
* -秘書のアルバイトをする-
秘書のアルバイトをすることも、秘書になるための方法です。秘書のアルバイトをすることで、秘書としての仕事に必要なスキルや知識を身につけることができます。また、秘書のアルバイトをすることで、秘書としての仕事の雰囲気を知ることができます。
* -秘書の派遣会社に登録する-
秘書の派遣会社に登録することも、秘書になるための方法です。秘書の派遣会社に登録すると、秘書として必要な仕事を紹介してもらえるようになります。また、秘書の派遣会社に登録することで、秘書としての仕事の経験を積むことができます。
秘書になるには、いくつかの方法があります。自分の希望や状況に合わせて、最適な方法を選択してください。
秘書のスキルアップ方法
-秘書のスキルアップ方法-
秘書として働くには、さまざまなスキルが必要です。秘書として成功するためには、これらのスキルを常に磨いていくことが大切です。ここでは、秘書のスキルアップ方法をご紹介します。
1. -教育と研修を受ける-
秘書のスキルアップに最も良い方法は、教育と研修を受けることです。秘書としての基本的なスキルを学ぶことができる講座やプログラムはたくさんあります。また、秘書のスキルアップを支援するオンラインコースやウェビナーもあります。
2. -メンターを見つける-
メンターを見つけることも、秘書のスキルアップに役立ちます。メンターは、あなたのキャリアを指導し、貴重なアドバイスをくれることができます。メンターは、あなたの職場や業界の専門家であることが理想的です。
3. -新しいスキルの習得-
秘書としてのスキルを向上させるために、新しいスキルを習得することも重要です。新しいスキルを学ぶことで、あなたの能力を向上させ、新しい仕事に就くことができる可能性が広がります。新しいスキルを学ぶ方法はたくさんあります。オンラインコースやウェビナー、書籍や雑誌、そして実践的な経験などです。
4. -ネットワークを作る-
ネットワーク作りは、秘書のスキルアップに欠かせません。ネットワークを作ることで、新しい人脈ができ、新しい仕事の情報を得ることができます。また、ネットワークを作ることで、業界の最新のトレンドや動向を知ることができます。ネットワークを作る方法はたくさんあります。業界のイベントやカンファレンスに参加したり、オンラインのフォーラムやコミュニティに参加したり、そして友人や家族に紹介してもらったりすることができます。
5. -常に学び続ける-
秘書として成功するためには、常に学び続けることが大切です。業界の最新のトレンドや動向を常に把握し、新しいスキルを習得していく必要があります。常に学び続けることで、あなたの能力を向上させ、新しい仕事に就くことができる可能性が広がります。常に学び続ける方法はたくさんあります。業界のイベントやカンファレンスに参加したり、オンラインのフォーラムやコミュニティに参加したり、そして書籍や雑誌を読んだりすることができます。
以上、秘書のスキルアップ方法をご紹介しました。これらの方法を参考にして、あなたのスキルを向上させ、秘書として成功しましょう。
